人事档案管理工作主要包括人事档案材料收集归档和人事档案查（借）阅两部分。
一、人事档案材料收集归档规定
1、人事档案材料归档的要求
归档材料必须是办理完毕的正式材料。材料应完整、齐全、真实，文字清楚，对象明确，有承办单位或个人署名，有形成材料的日期。归档的材料凡规定由组织审查盖章的，要有组织盖章；规定要同本人见面的（如审查结论、复查结论、处分决定或意见、组织鉴定等），一般应有本人的签字。特殊情况下，本人见面后未签字的，可由组织注明。
2、人事处形成材料的归档范围
（1）在人事工作中形成的履历表、简历表、各类人员登记表等；
（2）聘任专业技术职务工作中形成的有关材料：教师职务呈报表、全日制院校毕业生职称确认表、专业技术职务呈报表等；
（3）干部调动、军队干部转业安置等工作中形成的有关材料：干部调动鉴定、军队转业干部审批表、授予（晋升）军（警）衔审批表、转业鉴定等；
（4）办理工资、待遇等工作中形成的材料：转正定级审批表、各种工资变动审批表、登记表、享受专家特殊津贴的呈报表、解决各种待遇问题的审批表、批复材料、退（离）休审批表等；
（5）表彰奖励活动中形成的有关材料：各类表彰活动、人才称号的推荐表、登记表等；
（6）确认参加工作时间等工作中形成的有关材料：个人申请、组织审查报告及所依据的证明材料、上级批复等材料；
(7）健康检查和处理工伤事故工作中形成的有关材料：严重慢性病、身体残疾的体检表、工伤致残诊断书、确定致残等级的有关材料。
3、人事档案材料移交归档的要求
一般在相关工作结束、材料完备后一个月内，由形成材料的科室制作移交档案材料明细表，按明细表的顺序排列材料，档案室当面核对无误后，双方在移交明细表上签字，同时提供电子版移交明细表。
二、人事档案查（借）阅规定
1、查（借）阅人事档案必须具有充足理由。符合下列条件之一者，可以提供人事档案：
（1）凡涉及教职工本人入党、出国、任免、考察、审查、升学、调动、离（退）休、组织处理、福利待遇、公证、治丧等，需要查阅本人档案的。
（2）凡因编写史志，需要了解当事人的经历和社会实践情况，可提供履历和自传部分。
（3）公安、检察院、法院、安全、保卫、纪检等机关部门因业务需要，了解教职工有关情况时，可提供有关部分。
2、组织人事部门因工作需要查阅人事档案，一律填写《查阅人事档案登记表》后在阅档室集中查阅。
3、教职工个人查阅人事档案请先从学校人事处网站下载《查阅人事档案审批表》，经部门领导签署意见后到人事处档案室办理阅档手续。
4、除组织人事部门因工作需要外，任何人不得查（借）阅上级和同级人员的人事档案；不准将人事档案提供给本人或其亲属利用，不准转借，不得遗失。
5、查（借）阅人事档案的人员，对档案内容必须严格保密，不得泄漏或擅自对外公布档案内容，违反者视情节轻重，予以批评教育，直至纪律处分。
附件：
山东理工大学人事处
2014年8月30日
